Как доводить все до конца

Система GTD — руководство для начинающих

«Доведение дел до завершения» (далее мы будем использовать сокращенное название GTD от Getting Things Done) — одна из самых популярных систем управления задачами в мире. Она появилась в 2001 году и остается крайне востребованной системой повышения личной продуктивности.

Поклонники и популяризаторы GTD считают, что эта система намного больше, чем просто способ доведения начатого до конца. Это каркас, универсальная база, с помощью которой вы можете систематизировать и управлять всеми своими задачами, будучи на 100% уверенными, что делаете только то, что действительно нужно сделать. Именно поэтому эта статья будет полезна всем, кто ценит собственное время и силы.

«Ваш разум создан для того, чтобы создавать идеи, а не для того, чтобы их хранить».
Дэвид Аллен, автор GTD

Базовый концепт GTD заключается в том, что ваш мозг отлично справляется с тем, чтобы придумать что-то стоящее, но он никуда не годится, чтобы долго это помнить.

Например: вы вроде бы помните, что нужно купить подарок маме на юбилей, который случится уже на следующей неделе, но, вместо того чтобы четко всплыть в памяти тогда, когда вы оказались в нужном для покупки этого подарка месте, идея подарка маме превращается в смутное ощущение, что вроде бы здесь надо было что-то купить и вроде бы это очень важно, вот только бы еще вспомнить, что именно и почему это важно… Знакомая история?

Так вот, GTD создана для того, чтобы решить эту проблему.

При правильном использовании GTD является проверенной и надежной системой, которая помогает вам сохранить все ценные идеи, ночные озарения и важные дела и превратить их в действия.

Сама возможность доверить тяжелую для запоминания информацию надежному внешнему носителю и освободить свой мозг от необходимости постоянно держать эту информацию наготове и ничего не забыть снижает уровень стресса и высвобождает огромное количество энергии для более продуктивных вещей.

Звучит круто, правда?!

Как работает GTD?

Система основана на серии списков, которые вы используете для того, чтобы структурировать все, что приходит вам в голову.

Для того чтобы работать по этой системе, вы должны собрать и определенным образом обработать все «вещи», которые входят в вашу жизнь и заносятся в соответствующий список.

Процесс делится на 5 этапов.

Захват. Соберите все, что требует вашего внимания и/или реакции. Все, что приходит на ум, все, что вы должны сделать, чтобы достичь каких-то заранее поставленных целей, сами эти цели, гениальные идеи, которые имеют обыкновение приходить, пока вы принимаете душ.

«Сложите» все это добро в условную папку «Входящие» — можно использовать бумагу и ручку, можно использовать мобильные приложения и даже email.

Неважно, нужно ли это для выживания, работы или просто что-то вам нравится, — валите все туда. Но убедитесь, что вы проверяете свои «входящие» регулярно, потому что это очень важно.

Внесите ясность. Это очень быстрый шаг, который включает в себя анализ каждой собранной во «Входящих» опции с целью ответить самому себе на вопрос: «Осуществимо ли это на практике?» Это действие также требует регулярности. Ниже будет дано подробное описание того, как сделать этот важнейший этап всей системы наименее энергоемким.

Организуйте. Разложите «входящие» по своим местам в зависимости от того, когда их нужно сделать, как их нужно делать и нужно ли их делать. В итоге что-то превратится в задачи, что-то в референсы, а что-то отправится прямиком в корзину.

Вторым слоем сюда же можно добавить «контекст». В данном случае речь идет о расстановке специальных меток, которые помогут вам сгруппировать задачи или референсы в зависимости от людей, вещей и мест, которые нужно использовать для того, чтобы завершить эти задачи.

Так, «офис» или «дом» — распространенные контекстные метки локации, а «телефон» или «email» — метки вещей.

Делайте обзор. Регулярно проверяйте свои списки, каждый из них, и переоценивайте, если это необходимо. Еженедельный обзор внесет ясность в ваш список дел и очистит разум.

Но если вы будете лениться и пропускать этот этап, вещи в ваших списках превратятся в кучи несистематизированного хлама и всей системе придет конец.

Действуйте. Просто выполняйте финальные действия. Как ни странно, это станет самым простым шагом, если все предыдущие этапы пройдены правильно. Потому что в этом случае вы будете абсолютно уверены в том, что вы делаете правильные вещи в нужной последовательности.

Соберите все в одном месте

Назовем это папкой «Входящие»; «папка» и «входящие» — в самом широком понимании. По сути, это такое место, куда вы записываете вообще все, что приходит вам в голову и что теоретически можно или нужно сделать.

Исходите из того, что вы создаете папку «Входящие» для собственного мозга и складываете туда все подряд: электронные письма, которые требуют вашей реакции, идеи, которые пришли вам в голову по дороге на работу, или напоминание о том, что вы обещали приятелю погулять с собаками в парке в следующие выходные… — все свои дела, неважно, относятся они к работе или нет.

Некоторые носят с собой блокнот для записей и фиксируют свои мысли там, другие используют мобильные приложения или записывают идеи на диктофон. На самом деле вообще неважно, что именно вы собираетесь использовать и даже сколько носителей информации вам нужно для этого (вы вполне можете использовать несколько папок «Входящие», если так удобнее).

Самое главный принцип заключается в том, что у вас всегда должна быть возможность зафиксировать на внешний носитель мысли, идеи и планы, где бы они вас не настигли.

Если вы собираетесь использовать GTD первый раз, то должны поднапрячься и вывалить все, что накопилось у вас в голове. Запишите все, что вам нужно или хочется сделать, все, что крутится в голове последние несколько дней или месяцев.

Не забудьте про незавершенные, а чаще даже не начатые дела; мысли в сослагательном наклонении о том, что надо бы сделать те, которые то и дело всплывают на периферии вашего сознания, когда вы не можете уснуть в 4 утра, раздражают вас, возникая снова и снова в самый неподходящий момент. В практике GTD это называется «открытыми петлями». Соберитесь с силами, поймайте их все и соберите в папке «Входящие» за пределами вашей головы. Не разрешайте им занимать пространство внутри черепной коробки.

Обработка информации

Это ключевой момент, заставляющий работать всю систему. Как только вы собрали все, что смогли вспомнить, переходите к обработке информации. Это этап, на котором вы должны отсортировать и запустить в работу все собранное на предыдущем этапе.

Возможно, в первый раз на это потребуется чуть больше времени и сил, чем бы вам хотелось, ведь нужно разобрать большую кучу ментального мусора, для того чтобы превратить ее в простое и понятное руководство к действию. Но со временем чем чаще вы будет детализировать и обрабатывать свои «Входящие», тем меньше времени и усилий вам на это потребуется.

Итак, переходим к главному вопросу: «Что делать?»

Обрабатывая каждый пункт в своих «входящих», задайте себе последовательно ряд вопросов:

• — Это осуществимо?

• — Можно ли это сделать в один шаг?

• — Займет ли выполнение этой задачи больше 2 минут?

• — Должен ли я сделать это сам или можно делегировать кому-то еще?

• — Нужно ли завершить задачу к какому-то конкретному времени?

Вот, собственно, и все. В зависимости от ответа дело попадает в тот или иной список, либо ты делаешь его сразу, либо сознательно откладываешь на «когда-нибудь» или просто выбрасываешь из головы.

Разберем этот важный этап подробнее.

Это осуществимо?

Это не философский и уж тем более не риторический вопрос. Важно понять: возможно ли выполнить задачу при помощи простых и понятных действий в обозримом будущем или нет?

Во втором случае она отправляется либо в «корзину», либо в «референсы», либо в «когда-нибудь» — в лист.

Если, собрав что-то во «Входящих», вы вдруг поняли, что оно не стоит вашего внимания и уж тем более усилий, смело это выбрасывайте, удаляйте, вычеркивайте и забывайте.

Другое дело — полезные, нужные или просто интересные вещи (например, рецепт рождественского пудинга, который вы надеетесь приготовить, или увлекательная статья, которую вы, возможно, захотите перечитать). Это добро должно храниться отдельно, в подходящем для этого месте. В нашем случае они становятся референсами.

И наконец, то, что может потребовать от вас активных действий когда-нибудь, но не сейчас. Это вещи, которые вам хотелось бы запомнить, но вы не должны «замусоривать» ими свой список под названием «Следующее действие». Например, сюда идут «выучить японский» или «написать книгу».

Можно ли сделать это в один присест?

В системе GTD в «Проект» попадает все, что требует для завершения больше, чем одно действие.

Когда, разбирая свои «Входящие», вы доходите до чего-то, что требует больше, чем одно действие (и таких вещей будет очень много), вы создаете отдельные «Проекты», чтобы в их рамках разбивать эти мультисоставные задачи на отдельные последовательные действия.

Добавьте названия этих проектов в общий список «Проекты» и выберите задачи, с которыми можно справиться в один шаг.

Сколько времени нужно для завершения одношаговой задачи?

Если что-то может быть сделано за 2 минуты или быстрее — сделайте это сразу.

Концептуально идея в том, что переносить простые и легко выполнимые действия далее по цепочке — пустая трата времени, раз с ними можно разделаться прямо здесь и сейчас.

Если же это занимает более 2 минут, то вы должны понять: можете ли вы делегировать эту задачу кому-то еще или нет?

Делегировать или нет?

Если вы можете сразу передать дело кому-то еще — сразу и передавайте. Если вы хотите создать «напоминалку», чтобы отслеживать процессы, в которые вовлечен кто-то или что-то еще, — поместите это в «Список ожидания».

В этот список можно добавить задачи, выполнение которых задерживается в силу объективных причин. Например, вам нужно дождаться ответа на письмо, которое вы уже отправили перед тем, как вы сможете продолжить выполнение задачи, или вы должны дождаться доставки чего-либо. Обязательно указывайте дедлайн, чтобы не пропустить нужный момент.

Если вы просто не можете делегировать задачу, вы должны определиться со временем и отправить ее в календарь либо в список «Следующее действие».

Как там с дедлайном?

Если что-либо имеет конкретную дату или время, тут же добавляйте это дело в календарь. Например, прием у стоматолога, поход к парикмахеру, планерка, самолет на Бали.

ВАЖНО! Ни в коем случае не добавляйте в календарь то, что вы хотите сделать в определенное время, добавляйте только то, что должно быть сделано.

Включая только то, что «должно» быть сделано, вы защитите свой календарь от захламления и сделаете его более полезным, ведь он будет показывать вам только то, что вы должны сделать в конкретно взятый день, и ничего лишнего, что можно переносить снова и снова.

Если вам очень нужно что-либо сделать, но у вас нет дедлайна или вы пока не в состоянии его назначить — переносите дело в список «Cледующее действие».

Этот список содержит то, что нужно сделать «чем быстрее, тем лучше». И все, что есть в этом списке, должно быть физическим и реальным: «написать в телеграм Валере, чтобы он забронировал кафе для корпоратива», а не «запланировать корпоратив».

Четкость и конкретика — одно из главных правил GTD.

Описывая что-либо как физическое и визуально фиксируемое действие, вы помогаете себе начать выполнение задачи. Гораздо проще «позвонить Ане и попросить ее посидеть с детьми», пока вы встречаетесь вечером с друзьями, чем «найти няню на вечер», даже если технически это одно и то же.

В идеале к любому делу в списке «Cледующее действие» нужно добавлять так называемые контекстные метки, которые подскажут, где вы должны быть, какие инструменты необходимы или кто вам нужен для завершения задачи.

Примеры контекстных меток: «во время воскресного шопинга», «на работе», «с детьми», «телефон», «компьютер». Кроме того, вы можете использовать контекстные метки, чтобы напомнить себе возможное время, сколько сил вы должны потратить или каков приоритет у того или иного действия.

Если у вас будет возможность сортировать пункты в списке «Cледующее действие» по меткам, вам будет просто проверить и сделать то, что запланировано, когда вы оказались «дома», «в супермаркете» или «в банке».

Еженедельный обзор

Еженедельный обзор каждого из списков является обязательным условием работы всей системы. Почему? Это очень просто: чем больше неоприходованного добра собирается в ваших «Входящих», тем сложнее будет с ним разобраться.

Регулярная проверка и переоценка содержимого всех списков — вот что поддерживает всю систему, либо, если вы начинаете на это забивать, это ломает ее. Такое происходит постепенно, вы начинаете откладывать, а потом и вовсе забываете добавить что-либо в список «Следующее действие» или забываете вычеркнуть уже сделанное.

ВАЖНО! Каждый раз вы должны проверять вот что:

• — У каждого проекта должно быть «Следующее действие».

• — Все, что находится в этом списке, должно быть тем, что вы собираетесь сделать в ближайшее время.

• — Если это не так, переносите содержимое в список «Когда-нибудь» или вычеркивайте.

• — Вещи из списка «Когда-нибудь», до которых наконец дошли руки, должны быть перенесены в список «Следующее действие» или в календарь.

Итак, подытожим.

• — GTD — не самая простая система, но, несмотря на это, она является одной из самых популярных систем управления задачами и отлично прокачивает личную эффективность.

• — Системный подход является базовым и обязательным требованием к практикующему эту систему.

• — Залог успешности в работе с системой — регулярный обзор и переоценка списков.

Текст: Ольга Летова, Источник: blog.zenkit.com, Иллюстрации: Константин Амелин, Фото: Shutterstock.com

Подписывайтесь на наш чат в Телеграме

Слушайте статью в iTunes

Для Android: попробуйте такой вариант и обязательно напишите, как вам.