Мы провели лучший в сезоне-2014 Гран-при гонок «Формула-1
Руководитель операционного отдела промоутерской деятельности Гран-при России «Формула-1» Дмитрий Григорьев
В 2010 году после подписания договора о проведении гонок в Сочи, началось строительство объекта. Я включился в работу в мае 2014 года, когда настало время активного этапа подготовки к «Формуле-1». В следующие пять месяцев предстояло решить массу задач: от организации мероприятий в рамках гонки до уборки отходов. Команда росла еженедельно. Чтобы удержать поток информации и не терять контроль над выполнением задач, мы внедрили Мегаплан
МЕГАПЛАН СИСТЕМАТИЗИРОВАЛ РАБОТУ 11 ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ КОМПАНИИ
Часть сотрудников уже использовали Мегаплан в других проектах: от управления в ивент-агентствах до внедрения полномасштабных систем продаж в финансовых компаниях. Поэтому наша команда с легкостью освоила Мегаплан. Прежде, чем начать работу с Мегапланом, мы утвердили план мероприятия на высоком уровне. Затем подключили к системе следующие подразделения компании:
- отдел организации соревнований;
- отдел организации мероприятий;
- питание;
- транспорт;
- аккредитация СМИ;
- отдел навигации;
- разработка образа мероприятия;
- уборка и удаление отходов;
- строительство временных инфраструктур;
- отдел логистики;
- маркетинг и PR;
Руководитель каждого подразделения ставил подзадачи сотрудникам исходя из базового плана. Выглядело это так:
Операционный блок: «Транспорт»
Базовый план: обеспечить транспорт для зрителей.
Подплан: междугороднее и областное сообщение.
Задачи: встреча с РЖД
Подзадачи: рассчитать количество транспорта, обсудить возможности РЖД, обеспечить необходимые закупки, сформулировать реальные сроки заказов, заключить договор.
В проведении гонок участвовали 1100 человек: 420 судей и маршалов, 130 врачей, 550 сотрудников технических служб
Также работали и остальные подразделения
Логистики создавали зону таможенного контроля, заключали договоры с подрядчиками, аэропортом и портом.
Отдел навигации обеспечил производство 55 000 единиц знаков и указателей на подходе к автодродрому. Благодаря Мегаплану этим вопросом от начала и до этапа внедрения (развешивания указателей) занимался всего один человек, хотя обычно приходится нанимать 3 — 5 сотрудников.
Мегаплан помог устранить сбои в работе
Руководитель каждого отдела проверял исполнение базовых и ежедневных планов. Если случались задержки по срокам, мы быстро определяли этап, на котором произошел сбой и оперативно устраняли проблему.
Например, 17 сентября мы ждали первую партию дорожных указателей, но их не доставили. Мы зашли в Мегаплан, проследили этапы задач, выяснили, что задержка произошла по вине подрядчиков. Связались с ними, ввели штрафные санкции, поскольку сроки заказа были нарушены, составили дополнительное соглашение, установили реальные сроки. На все это мы потратили не больше суток. Если бы данные не хранились в Мегаплане, то процесс занял бы несколько дней.
Каждый год этапы гонки проходят в разных странах. В конце сезона международный комитет «Формулы-1» выбирает лучший этап в сезоне. В 2014 году гонки прошли в 19 странах. Но награда за лучший Гран-при «Формулы-1» досталась нам. В этом помог Мегаплан.
Планы на будущее с Мегапланом
Мегаплан поможет и в подготовке следующего этапа Гран-при-2015. Все данные о проведении Гран-при-2014 хранятся в системе. Проделанную работу легко проанализировать: найти этапы, на которых допустили ошибки, и внести коррективы в работу над следующим мероприятием.
Если бы вся эта работа велась в почте, то результаты потерялись бы в потоке писем, как это часто происходило раньше, без Мегаплана.