Руководитель операционного отдела промоутерской деятельности Гран-при России «Формула-1» Дмитрий Григорьев

В 2010 году после подписания договора о проведении гонок в Сочи, началось строительство объекта. Я включился в работу в мае 2014 года, когда настало время активного этапа подготовки к «Формуле-1». В следующие пять месяцев предстояло решить массу задач: от организации мероприятий в рамках гонки до уборки отходов. Команда росла еженедельно. Чтобы удержать поток информации и не терять контроль над выполнением задач, мы внедрили Мегаплан

МЕГАПЛАН СИСТЕМАТИЗИРОВАЛ РАБОТУ 11 ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ КОМПАНИИ

Часть сотрудников уже использовали Мегаплан в других проектах: от управления в ивент-агентствах до внедрения полномасштабных систем продаж в финансовых компаниях. Поэтому наша команда с легкостью освоила Мегаплан. Прежде, чем начать работу с Мегапланом, мы утвердили план мероприятия на высоком уровне. Затем подключили к системе следующие подразделения компании:

• отдел организации соревнований;
• отдел организации мероприятий;
• питание;
• транспорт;
• аккредитация СМИ;
• отдел навигации;
• разработка образа мероприятия;
• уборка и удаление отходов;
• строительство временных инфраструктур;
• отдел логистики;
• маркетинг и PR;

Руководитель каждого подразделения ставил подзадачи сотрудникам исходя из базового плана. Выглядело это так:

Операционный блок: «Транспорт»

Базовый план: обеспечить транспорт для зрителей.

Подплан: междугороднее и областное сообщение.

Задачи: встреча с РЖД

Подзадачи: рассчитать количество транспорта, обсудить возможности РЖД, обеспечить необходимые закупки, сформулировать реальные сроки заказов, заключить договор.

В проведении гонок участвовали 1100 человек: 420 судей и маршалов, 130 врачей, 550 сотрудников технических служб

Также работали и остальные подразделения

Логистики создавали зону таможенного контроля, заключали договоры с подрядчиками, аэропортом и портом.

Отдел навигации обеспечил производство 55 000 единиц знаков и указателей на подходе к автодродрому. Благодаря Мегаплану этим вопросом от начала и до этапа внедрения (развешивания указателей) занимался всего один человек, хотя обычно приходится нанимать 3 — 5 сотрудников.

Мегаплан помог устранить сбои в работе

Руководитель каждого отдела проверял исполнение базовых и ежедневных планов. Если случались задержки по срокам, мы быстро определяли этап, на котором произошел сбой и оперативно устраняли проблему.

Например, 17 сентября мы ждали первую партию дорожных указателей, но их не доставили. Мы зашли в Мегаплан, проследили этапы задач, выяснили, что задержка произошла по вине подрядчиков. Связались с ними, ввели штрафные санкции, поскольку сроки заказа были нарушены, составили дополнительное соглашение, установили реальные сроки. На все это мы потратили не больше суток. Если бы данные не хранились в Мегаплане, то процесс занял бы несколько дней.

Каждый год этапы гонки проходят в разных странах. В конце сезона международный комитет «Формулы-1» выбирает лучший этап в сезоне. В 2014 году гонки прошли в 19 странах. Но награда за лучший Гран-при «Формулы-1» досталась нам. В этом помог Мегаплан.

Планы на будущее с Мегапланом

Мегаплан поможет и в подготовке следующего этапа Гран-при-2015. Все данные о проведении Гран-при-2014 хранятся в системе. Проделанную работу легко проанализировать: найти этапы, на которых допустили ошибки, и внести коррективы в работу над следующим мероприятием.

Если бы вся эта работа велась в почте, то результаты потерялись бы в потоке писем, как это часто происходило раньше, без Мегаплана.