Основатель и генеральный директор

Олег Шарпатый

Мы занимаемся индивидуальными турами. Но это не стандартные пакетные туры, когда вам предоставляют билеты на самолет, гостиницу и пару экскурсий. Мы разрабатываем каждый тур для каждого отдельного клиента.

Группу из 10–15 человек мы подбираем по интересам. Кому-то нужен пляж, кому-то музеи, кому-то улочки и городская культура. Если человек хочет экстремальное путешествие по США, мы не отправим его в группе с любителями музеев, добавив в маршрут поездку в Гранд-Каньон. Любой наш тур как костюм, сшитый на заказ: должен быть идеально подогнан по тебе.

За четыре года существования, из небольшой компании мы превратились в серьезного туроператора. Мы отправляем людей в туры по 600 международным направлением и 50 российским. Совсем недавно открыли представительство в Лос-Анджелесе. Останавливаться на достигнутом не собираемся.

Для того чтобы бизнес рос и развивался, нужно четко отслеживать все этапы работы, вести финансовый учет. Без автоматизации этих процессов мы бы не обошлись. В этом нам помогает Roistat и Мегаплан.

Победитель в битве ЦРМ

Важная статья расходов любой компании, которая думает о масштабировании бизнеса, — реклама. Мы вкладывали деньги в рекламные каналы, но было трудно отследить, какие из них действительно работают.

Мы установили Roistat и настроили интеграцию с ЦРМ-системой. Сразу стало понятно, какие рекламные источники работают, а какие — впустую съедают деньги. Мы просто заходим в систему и видим, откуда к нам пришли клиенты, вплоть до ключевого слова.

Каждую неделю наши маркетологи перераспределяют бюджет на основе автоматически просчитанных показателей: среднего чека, прибыли, приносимой конкретным рекламным каналом, стоимости клиента и так далее.

Roistat ежедневно присылает смс-отчет с важными показателями за прошедший день: прибыль, средний чек, количество лидов и закрытых сделок. Это очень удобно: не нужно тратить уйму времени на просчеты показателей вручную. Это уже сделано за нас.

Когда появилась связка Roistat — Мегаплан, мы решили попробовать.

До Мегаплана мы год использовали другую ЦРМ-систему. Она нас устраивала, за одним исключением: мы не могли настроить сделки так, как хотелось. Там невозможно было добавить нужное количество полей и отчеты.

Работает ли эта история в Мегаплане так, как нам было нужно, мы не знали. Поэтому еще два месяца пользовались двумя ЦРМ-системами. Устроили настоящую битву: выписывали плюсы и минусы каждой системы. Мегаплан выиграл за счет удобства, гибкости и простоты использования.

Полезная связь

Настроить интеграцию было довольно просто. В Roistat выбрал поле «Мегаплан», и наоборот.

Roistat показывает, откуда пришел клиент, а Мегаплан этого клиента фиксирует. Сделка по каждому клиенту создается автоматически со статусом «новая». Менеджер видит новичков, и начинает работу с ними. Во время работы статус сделки меняется. Это удобно, потому что мы всегда в курсе, на каком этапе находится каждый конкретный клиент.

В Мегаплане мы также активно используем раздел «Финансы». Здесь все прозрачно: мы видим, откуда пришли деньги, куда ушли, контролируем финансовые операции по сделкам, создаем отчеты.

Часть информации приходится вносить руками, но после заполнения всех необходимых полей, мы получаем прозрачную картину.

Связка Мегаплана и Roistat помогла нам понять, что происходит в компании с финансами, какой объем заказов можно планировать на будущее, сколько денег можно потратить сейчас и на что.

Помимо того, эта интеграция делает максимально прозрачной работу менеджеров и облегчает жизнь руководителям отделов продаж.

Мы видим, сколько заявок есть у того или иного менеджера на текущий момент. И можем составить прогноз, какую сумму денег планируем получить в следующем месяце. Можем оценить, достаточна ли нагрузка на текущих менеджеров, нужно ли привлекать новых.

Можно даже составить отчет о том, сколько денег принес менеджер, какой средний чек. Исходя из этого рассчитываем зарплату.

В штате у нас 25 сотрудников: менеджеры, логистики, юристы. Часть ребят — фрилансеры. И зарплату они получают почасовую. Уложился в отведенное время — одна сумма. Нарушил дедлайн — штраф, соответственно, другая сумма. Учитываем время от постановки и принятия задачи в работу до завершения. Получается, оплата по факту. Все просто и понятно.

Хороший менеджер

Меньше чем за год работы в Мегаплане вместе с Roistat, количество клиентов выросло на 20%, а затраты на рекламу сократились на 26%. Сейчас у нас 7000 постоянных клиентов.

Мы растем и развиваемся, повышаем продажи. Это значит лишь одно — системы, которые мы используем, работают. Реклама стала эффективной, работа сотрудников — понятной.

Менеджеры часто воспринимают ЦРМ-системы, как дополнительную работу. Чтобы это не было дополнительной работой, нужно запомнить одно правило: чем больше информации ты вносишь в ЦРМ, тем проще работать потом. Когда все данные в системе, нажатием пары кнопок ты составляешь отчет за год, месяц, день. Раньше на это потребовалось бы как минимум две недели.

Хороший менеджер должен знать, к какому клиенту, когда, и с каким предложением нужно позвонить, чтобы он купил продукт. Это возможно, только если вы храните данные о каждом клиенте в ЦРМ. В остальных случаях, на повышение воронки продаж и не надейтесь.